先日あるクライアント様の研修にて、「朝礼の正しい進め方」について考える場面がありました。
朝礼を行う目的や手順についての講師による講義や、参加者のロールプレイングを通して「理想の朝礼の進め方」について学ぶ貴重な機会となりました。朝礼を仕切る管理職の方が、朝礼の目的意識や正しい進め方について学習するきっかけとなり、今後の現場に活かせることだろうと思います。
さて、私が前職の会社に勤めていた時の話です。朝礼は全体朝礼の後に、部署ごとの朝礼に移るのですが、これが苦痛で仕方がなかった経験があります。
「朝から本当にテンションが下がるわ・・・」と日々感じていた要素が３つあったので、ご紹介します。
社員の士気を下げる朝礼の特徴３要素とは？
①時間のメリハリがない
朝礼の開始時間は正確なのに、終了時刻は日によってマチマチということはありませんか？
人間の集中力が最大に維持できるのは15分と言われています。長い朝礼は、記憶に残らず無意味なものとなります。
簡潔に、テキパキと進行することで、全員のモチベーションを高い状態で維持することが出来ます。
言いたいことは事前に準備し、端的に述べるようにしましょう。
②「やらされ感」がある
朝礼参加している社員が「言わされている」、「やりたくないのにやっている」といった「やらされ感」を感じてしまうことがあります。
前職では、全員が昨日の業務内容の報告と本日の業務予定を発表していました。それが日々のルーティンとなっていましたが、全員の発表を聞いていると非常に時間がかかるし、管理職が各担当者の業務日誌を読めば確認できる程度の情報が多くありました。事務手続きの変更といった見落としがちで告知が必要な重要情報の共有は必要ですが、日常的な業務報告を朝礼でわざわざ行う意味があるのか、疑問に感じていました。
朝礼の目的のひとつに情報の共有がありますが、管理職として担当者へ個別に事実確認を行えば済むケースは、全体朝礼の内容から省くようにしましょう。
③出来ないことを責める
朝礼では管理職が担当者に対して、昨日までの売上達成状況など計数確認を行うケースがあると思います。もし担当者から目標に達していないなどと悪い報告を受けた場合に、管理職としてその場をどのように導くのが適切でしょうか？
前職の朝礼では、皆の前で目標達成出来ない担当者を罵倒したり、細かい数字を上げて「いつまでにやるのか」と詰める場面が多くありました。出来ないことを責めると、それだけで萎縮しますし、朝礼に対して全員が恐怖心を感じてしまいます。なぜ出来ないのかというWhy質問ではなく、「どうすれば出来るのか」というHowを皆で考え、解決策を導く場として朝礼を活用したいです。
もし担当者の業務姿勢・態度に問題があるのであれば、朝礼の全員の前で指摘するのではなく、まずは個別に指導を行いましょう。その後で、共有すべき問題点があれば全員に知らせ、再発防止に努めましょう。
以上、上記の３要素が１つでも含まれていると、社員の士気を下げることにつながってしまうと感じます。
朝礼は、情報共有だけでなく、全員のやる気を高めたり、一体感を醸成するために行うものです。成功事例を紹介して社員を褒めたり、全員のモチベーションを高める要素を取り入れながら、目的意識を持って取り組んでいきましょう。
