管理監督職として任命されたが、必要なスキルや力をつけたい、会社から期待されている、などのメンバーが
集まりました。
7月25日、長崎商工会議所での管理職養成研修、1日コースが終了しました。
研修は島型形式レイアウトでグループワーク中心で進めました。
一例としては「問題解決」編、解決策を話し合う実践ケーススタディを行いましたのでご紹介です。
数名から、実際に起きている自分の職場での問題を挙げてもらったのです。
その提示された問題について、参加者みんなで「どのように解決したらよいか」考えるファシリテーションを行いました。
Aさんの問題は、「職場の電話は２コール以内に取る、というルールがあるのに守られていない。
このような当たり前のことであるが、何度指摘しても守らない。社員が忙しく個々の対応に追われている」
というものでした。
Aさんは本当に困っています。
参加者は20名でしたが、皆さんから多様なアイデアが豊富に出てきました。
・なぜ2コール以内で出るのか、目的を改めて周知する
・時間帯での当番制にする
・コールしていることを音だけでなく視認化できるようにする（光らせるとか）
・電話にたくさん出た人を表彰するような制度にする
・電話自動着信のAIに任せてしまう
・コールセンターに外注し、社員は各自の仕事に専念させる
・業務割当として電話対応を含み、人事評価の対象とする
・代表電話に出るのは総務課内のみ、あるいは専任の社員のみとして、解放してあげる
・毎月、どんな電話がかかってくるのか、その結果の集約された一覧を社員に見せ、その重要度と役割を認識させる
・2コール以内に電話に出るというルールをやめる。（誰のためのルールなのか、わからない）
・問合せはメールのみとしてしまい、代表電話の掲載をやめる
・電話は担当者に用件があるからかけてくるのである。よって、連絡は携帯電話のみにし直接対応制にする
・・・・・・・・・・・
など、多数の解決策が上がりました。
上記をカテゴリー別に分けてみると、「やめる」「続ける」という2択があります。
「やめる」からだと、代替案もかなり有効策。返ってコストダウン、生産性アップになりそうです。
「続ける」ことのメリットは、かけ手別と名指し人別に分けて考える必要があります。
・・・固定客からか、新規問合せなのか？。会社にかかるのか？担当者個人にかかるのか？
また、2コール以内で出るメリットと、3コール以上で出るデメリットも比較したいです。
そもそも、この当たり前と言っている会社の常識を疑うことも必要です。ちょっと、古い習慣かもしれません。
このように意見を出していくと、付箋やホワイトボードがいっぱいになります。
文字にしていくと、表にできたり、ロジックツリーにできたりします。それにより思考の整理ができます。
他にも、部下指導の問題、コミュニケーションの問題、チームビルディングの問題など、
いくつかのテーマについて意見交換できました。
ワークスタイルの研修で管理職の思考力を鍛えます。
「さて、メンバーと一緒に何を解決しようか」という問題意識が非常に高まります。
ウイルブレインの管理職研修、お気軽にお問合せください。
